海外営業の案件管理では、
案件数よりも「待ち時間」が問題になります。
お客様から見積依頼を受けても、
仕入先からの回答や納期確認、
輸送費の確定などが必要になるためです。
私は専門商社の海外営業として、
複数の見積や受注案件を
並行して扱っています。
その中で感じたのは、
案件名を並べるだけでは管理できない、
ということでした。
大切なのは、各案件について
「次に誰が何をするのか」を
すぐ確認できる状態にすることです。
海外営業の案件管理は「次の行動」で分ける
案件管理で最初に決めたいのは、
案件の種類ではなく現在の状態です。
私は、必要以上に細かく分類せず、
次のような状態で考えています。
- 自分が対応する案件
- 仕入先からの回答待ち
- お客様からの返事待ち
- 対応が完了した案件
同じ見積案件でも、
自分が価格を確認する段階と、
お客様の判断を待つ段階では違います。
「誰のボールか」が分かれば、
今すぐ動く案件を
判断しやすくなります。
Outlookで案件管理するならフラグを期限にする
Outlookのフラグは、
重要なメールの目印ではなく、
次に確認する日の設定に使います。
たとえば、仕入先へ見積を依頼した日に
3日後のフラグを付けておけば、
回答がない案件を思い出せます。
また、検索フォルダーを使い、
「未見積」と「完了」を分けておくと、
通常の受信トレイより確認が簡単です。
メールを顧客別に分けるだけでは、
対応の優先順位までは見えてきません。
フォルダーは顧客を探すため、
フラグは次の行動を忘れないため、と
役割を分けるのがポイントです。
Excelの案件管理表は項目を増やしすぎない
Excelは、複数案件の全体像を
一覧で確認したいときに便利です。
ただし、メールの内容まで転記すると、
更新作業そのものが負担になります。
私なら、次の項目に絞ります。
- 顧客名
- 案件名
- 現在の状況
- 次に行うこと
- 確認期限
- 金額または重要度
細かな経緯はOutlookで確認し、
Excelには判断に必要な情報だけを残します。
同じ内容を二重に管理しないことが、
案件管理を続けるコツです。
回答待ち案件は「放置」と区別する
案件管理で漏れやすいのは、
自分の作業が終わった案件です。
仕入先へ問い合わせた時点で、
一度仕事を終えた感覚になりますが、
お客様への回答はまだ終わっていません。
そこで、回答待ちの案件にも
必ず次の確認日を設定します。
予定日を過ぎたら催促する、
納期回答がなければ途中経過を伝えるなど、
待っている間の行動も決めておきます。
「回答待ち」は止まった案件ではなく、
確認日まで一時保留している案件です。
案件管理を続けるために確認時間を固定する
案件一覧を常に見ていると、
目の前の仕事に集中しにくくなります。
私は、始業後と終業前など、
確認する時間を決める方法が
現実的だと感じています。
朝は今日動く案件を選び、
夕方はフラグや期限を更新します。
1件ずつ完璧に記録するより、
短時間でも毎日見直せる仕組みの方が、
結果として対応漏れを防げます。
まとめ｜案件管理の方法はシンプルでよい
案件管理の目的は、
きれいな一覧表を作ることではありません。
次に動く案件を迷わず選べて、
回答待ちを忘れなければ十分です。
まずは現在の管理方法に、
「次に行うこと」と「確認期限」の
2項目を加えるところから始めてみてください。
原稿はこちらからも確認できます。
