仕事が忙しくなると、
目の前の作業を終わらせるだけで
一日が終わってしまいます。
しかし、忙しいときほど大切なのは、
作業を早く片づけることだけではありません。
同じ仕事に何度も追われないように、
次回の手間を減らす仕組みを
少しずつ作ることが重要です。
私は専門商社の海外営業として、
見積作成やメール対応、
資料整理などを行ってきました。
以前は仕事が増えるたびに、
自分が速く作業することで
対応しようとしていました。
しかし、それだけでは
仕事量が増えたときに限界がきます。
そこで、目の前の仕事を進めながら、
次回の作業を少しでも減らす方法を
考えるようになりました。
仕事が忙しいときほど繰り返す作業を記録する
仕事を仕組み化する第一歩は、
繰り返している作業に
気づくことです。
忙しいときは、一つひとつの仕事を
別の案件として考えがちです。
しかし、実際には次のような作業を
何度も繰り返しています。
・似た内容のメールを作成する
・資料から決まった項目を転記する
・同じ形式の見積書を作成する
・ファイル名や保存場所を整える
・過去のメールや資料を探す
一回の作業時間が短くても、
毎日繰り返せば
大きな時間になります。
私は面倒に感じる作業があったとき、
「今回だけの作業か」
「今後も発生する作業か」を
考えるようにしています。
今後も発生しそうであれば、
すぐに改善できなくても、
作業内容をメモしておきます。
まずは繰り返している仕事を
見えるようにするだけでも、
仕組み化のきっかけになります。
目の前の作業をしながら次回の手間を減らす
忙しいときに、仕組み作りのための
まとまった時間を確保するのは
簡単ではありません。
そのため私は、
現在の仕事を進めながら、
次回の手間を減らすようにしています。
例えばメールを作成したら、
次回も使えるように文章を整えて
テンプレートとして保存します。
Excelで同じ操作を繰り返したら、
関数やマクロで処理できないかを
簡単にメモしておきます。
資料を探すのに時間がかかったら、
次回すぐに見つけられるように
ファイル名や保存場所を見直します。
一度の改善で削減できる時間は、
数分程度かもしれません。
それでも、その作業を
何度も繰り返すのであれば、
効果は少しずつ積み上がります。
最初から大がかりな仕組みを
作る必要はありません。
「次回は少し楽になる状態」を
毎回残していくことが、
現実的な業務改善だと考えています。
仕事の仕組み化で判断する回数を減らす
仕事を効率化するときは、
作業時間だけではなく、
判断する回数も減らすことが大切です。
例えば、次のようなルールを
あらかじめ決めておきます。
・定型メールはテンプレートから作る
・資料の保存先を案件ごとに統一する
・見積書の確認項目を固定する
・繰り返す転記は自動化を検討する
・よく使う情報は一覧にまとめる
こうした小さなルールがあれば、
毎回ゼロから考える必要が
なくなります。
私は以前、見積書を作るたびに
入力場所や確認項目を
頭の中で思い出していました。
現在はExcelの機能やマクロを使い、
できるだけ決まった流れで
処理できるようにしています。
人が確認すべき部分は残しながら、
機械的な作業は仕組みに任せる。
その結果、確認や交渉など、
本来時間を使うべき仕事に
集中しやすくなりました。
忙しくても仕組み作りを後回しにしない
仕事が忙しいときは、
「落ち着いたら改善しよう」と
考えたくなります。
しかし、忙しい状態が続く職場では、
待っていても改善の時間は
なかなか生まれません。
だからこそ、仕組み作りを
特別な仕事として考えず、
日々の作業に組み込むことが重要です。
私は次のような簡単な基準で、
改善する作業を見つけています。
・同じ文章を二度書いたら保存する
・同じ操作を三度したら自動化を考える
・探し物をしたら保存方法を見直す
すぐに自動化できなくても、
ChatGPTに相談するためのメモを
残しておくだけでも十分です。
具体的な作業内容が残っていれば、
後から改善方法を
考えやすくなります。
まとめ
仕事が忙しいときほど、
目の前の作業だけに集中すると、
同じ忙しさが続きやすくなります。
今の仕事を進めながら、
次回の手間を少しだけ減らす。
その積み重ねが、
仕事に追われ続けないための
仕組みになっていきます。
まずは今日行った仕事の中から、
もう一度発生しそうな作業を
一つだけ探してみてください。
