仕事を効率化するには、
特別な知識よりも、
小さな面倒に気づくことが大切です。
私は専門商社の海外営業として、
見積作成やメール対応、
Excelへの入力などを行っています。
以前は、少しくらい面倒でも、
「仕事だから仕方がない」と考え、
そのまま作業を続けていました。
しかし今は、面倒だと感じた瞬間を、
仕事を改善するきっかけとして
捉えるようにしています。
仕事の改善点を見つけるには、面倒をメモする
改善点は、あらためて探そうとしても、
意外と思いつかないものです。
そのため私は、仕事中に
「また同じことをしている」
「この作業は少し面倒だ」と感じたら、
簡単にメモを残しています。
例えば、次のような内容です。
- 同じ文章を何度も入力している
- Excelから別の画面へ転記している
- 過去の見積書を毎回探している
- メールの内容を手作業で一覧にしている
- 同じ確認漏れを繰り返している
その場ですぐに改善できなくても、
記録しておけば、時間のあるときに
落ち着いて見直せます。
毎日の仕事を改善するなら、回数に注目する
1回につき1分しかかからない作業は、
あまり問題に見えません。
しかし、1日に20回行えば20分です。
毎日続けば、かなりの時間になります。
私は改善する作業を選ぶとき、
1回の作業時間だけではなく、
「何回繰り返しているか」も見ます。
特に優先しているのは、
短時間でも回数が多い作業です。
小さな面倒ほど見過ごされますが、
繰り返す回数が多ければ、
改善した効果も積み上がります。
仕事の無駄を減らすには、手順を一つ減らす
改善というと、最初から
大きな自動化を考えがちです。
しかし実際には、手順を一つ減らすだけでも、
仕事はかなり楽になります。
私はこれまで、次のような
小さな変更を積み重ねてきました。
- 定型文をすぐ呼び出せるようにする
- 保存先やファイル名を統一する
- Excelの計算式を使い回せる形にする
- 確認項目をチェックリストにする
- よく使う操作をショートカットに置き換える
こうした改善なら、
VBAやPythonを使わなくても始められます。
まずは一つだけ手順を減らせないか、
考えることが大切です。
AIで仕事を改善するときは、面倒な部分を具体化する
AIに「仕事を効率化したい」と伝えても、
具体的な改善案は出しにくいものです。
そこで私は、面倒な作業を
できるだけ細かく説明しています。
例えば、単に
「Excel作業を楽にしたい」ではなく、
次のように整理します。
- どのファイルを使っているか
- 何をどこへ転記しているか
- どの操作を何回行っているか
- 最終的にどのような形にしたいか
作業を言葉にするだけでも、
不要な手順が見えてきます。
そのうえでAIに相談すると、
関数、マクロ、Pythonなどから、
状況に合った方法を選びやすくなります。
仕事の改善を続けるには、小さく試す
改善案を思いついても、
最初から完璧な仕組みを作ろうとすると、
途中で止まりやすくなります。
私も、最初から複雑なコードを作り、
修正に時間がかかったことがあります。
現在は、まず一部分だけを試し、
問題なく動いてから範囲を広げています。
例えば、100件のデータを処理する前に、
最初の3件だけで確認します。
小さく試せば、失敗しても戻しやすく、
普段の仕事を止めずに改善できます。
まとめ
仕事の改善は、
大きな改革から始める必要はありません。
毎日の小さな違和感を放置せず、
できる範囲で少しずつ変えていくことが、
結果として大きな時短につながります。
面倒だと感じたときは、
我慢して作業を続ける前に、
改善できる部分がないか考えてみてください。
