仕事のチェックリストは、
確認項目を増やせばよい
というものではありません。
大切なのは、間違えやすい作業を見つけ、
短時間で確認できる形にすることです。
私は専門商社の海外営業として、
見積書の作成や英文メール、
受発注の管理などを行っています。
複数の案件を同時に進めていると、
一つひとつは簡単な作業でも、
思わぬ見落としが起こります。
今回は、ミスを減らしながら
作業を速くするための
チェックリストの作り方を紹介します。
仕事のチェックリストの作り方① 間違えやすい作業を見つける
最初に、普段の仕事の中から
間違えやすい作業を洗い出します。
大きなミスだけでなく、
修正や確認に時間がかかったことも
チェックリストを作る材料になります。
例えば、次のような内容です。
・古い納期をメールに記載した
・必要な担当者をCCに入れ忘れた
・見積書の有効期限を更新し忘れた
・複数の依頼事項の一部に返信しなかった
このような小さな見落としでも、
確認やメールのやり取りが増えると、
仕事全体のスピードが落ちます。
まずは、自分が迷いやすい作業を
一つ選ぶところから始めます。
仕事のチェックリストの作り方② ミスが起こる原因を分ける
次に、そのミスが
なぜ起こりやすいのかを考えます。
単に「注意する」と決めるだけでは、
忙しくなったときに
同じ見落としが起こる可能性があります。
例えば、メールへの返信漏れには
次のような原因が考えられます。
・一通のメールに複数の質問がある
・確認が必要な内容を後回しにした
・過去のメールを十分に読み返していない
・返信前に依頼事項を整理していない
原因を分けることで、
「何に注意するか」ではなく、
「何を確認するか」が明確になります。
仕事のチェックリストの作り方③ 確認項目を具体的に書く
チェック項目は、
読んですぐに行動できる文章にします。
「メールを確認する」だけでは、
確認する範囲が広すぎます。
例えば、次のように
具体的な項目へ分けます。
・相手の質問すべてに回答したか
・納期や金額の記載は最新か
・宛先とCCは正しいか
・添付ファイルを開いて確認したか
・次に相手が行うことは明確か
「はい・いいえ」で判断できる形にすると、
確認に迷いにくくなります。
また、チェック項目の文章は、
できるだけ短くすることも大切です。
仕事のチェックリストの作り方④ 作業の途中に確認を入れる
すべての確認を最後にまとめると、
見直す範囲が広くなり、
かえって時間がかかります。
そのため、作業の節目ごとに
確認を入れるのがおすすめです。
見積書なら、基本情報を入力した段階で
宛名や案件名を確認します。
品名や数量を入力した後は、
依頼内容と一致しているかを確認します。
メールは本文を完成させてから、
宛先、添付ファイル、回答漏れを
送信直前に確認します。
確認するタイミングを分けると、
間違いを早い段階で見つけられ、
修正する範囲も小さくなります。
仕事のチェックリストの作り方⑤ 項目を増やしすぎない
チェックリストが長すぎると、
確認すること自体が
新しい負担になります。
最初から完璧なものを作ろうとせず、
重要な項目だけに絞ることが大切です。
私は、次のような項目を
優先して入れるようにしています。
・間違えると影響が大きいもの
・見落としやすいもの
・案件ごとに内容が変わるもの
・送信や提出後に直しにくいもの
毎回問題なく確認できる項目は減らし、
新しい見落としが起きたときに
必要な項目を追加します。
チェックリストは完成させるものではなく、
実際の仕事に合わせて
少しずつ更新していくものだと考えています。
仕事のチェックリストで作業を速くするコツ
チェックリストは、
ミスを防ぐだけのものではありません。
作業を始める前に確認すれば、
必要な資料や作業の順番が分かり、
途中で迷う時間も減らせます。
また、毎回同じ確認をするものは、
Excelやメールの機能を使って
自動で警告する方法もあります。
人が判断する部分と、
仕組みで確認できる部分を分けると、
チェックにかかる負担を軽くできます。
確認項目を絞り込み、
同じ順番で作業を進めることが、
正確さと速さの両立につながります。
まとめ
チェックリストがあると、
忙しいときでも落ち着いて
仕事を進めやすくなります。
難しい形式を用意する必要はありません。
まずは、間違えやすい作業を一つ選び、
短い確認項目を作るところから
始めてみてください。
