見積書を作成するときは、
金額だけでなく「判断した理由」も
エクセルに残しておくのがおすすめです。
私は専門商社の海外営業として、
過去の見積書を確認しながら
新しい見積書を作ることがあります。
その際、価格だけが残っていても、
なぜその金額にしたのか分からなければ、
十分な参考資料にはなりません。
数か月後の自分が見ても分かるように、
簡単なメモを残すことが大切です。
エクセル見積書にメモを残す理由
見積書の作成時には、
仕入価格へ一定の利益を加えるだけでなく、
さまざまな事情を考慮します。
例えば、次のような判断です。
・前回価格に合わせて販売価格を決めた
・為替変動を考慮して少し高くした
・継続案件なので利益率を抑えた
・送料を商品価格に含めた
・仕入先から特別価格をもらった
その場では覚えていても、
数か月後には忘れてしまいます。
価格の背景をメモしておけば、
次回の見積時に迷う時間を減らせます。
エクセル見積書のメモに残す5項目
私が見積書へ残しておきたい情報は、
主に次の5項目です。
・仕入先名
・仕入先の見積書番号
・仕入先からの見積日
・販売価格を決めた根拠
・関連資料の保存場所
特に重要なのが、
販売価格を決めた根拠です。
「前回と同じ価格」だけではなく、
前回のどの見積書を参考にしたのか、
短く書いておくと探しやすくなります。
見積価格の根拠は短い文章で残す
メモは長い説明にする必要はありません。
例えば、次のように記載します。
・前回見積No.1234と同価格
・為替変動を考慮して5％上乗せ
・送料込みの仕入価格から算出
・継続注文のため利益率を低めに設定
・今回限りの仕入先特別価格を使用
この程度の情報でも、
後から見たときの分かりやすさは
大きく変わります。
数字だけでは残らない判断を、
一言で補っておくイメージです。
エクセル見積書の社内メモ欄を作る
メモの場所が毎回違うと、
必要な情報を探しにくくなります。
そのため、見積書のひな形に
「社内メモ欄」を作っておくと便利です。
私は、見積明細の右側や別シートなど、
毎回同じ場所へ記録する方法が
分かりやすいと考えています。
入力項目を固定しておけば、
何を残すべきか迷いません。
社内メモを顧客へ送らないよう注意する
価格の根拠や仕入先情報は、
顧客へ見せる内容ではありません。
そのため、社内メモ欄は
印刷範囲の外に配置するか、
社内用の別シートへ分けます。
PDFへ変換した後は、
余計なページや社内情報が
含まれていないか確認します。
便利なメモだからこそ、
外部へ送らない仕組みも必要です。
過去の見積書を次回の資料に変える
見積書は、一度提出して終わりではなく、
次回の見積作成に使える資料です。
仕入先や見積番号、価格の根拠があれば、
似た案件を扱うときにも
判断しやすくなります。
毎回1分ほどメモを残すだけでも、
後から調べ直す時間を減らせます。
まとめ
見積書へ簡単なメモを残しておくと、
過去の判断を次の仕事へつなげられます。
詳しい記録を作ろうとせず、
未来の自分が理解できる情報を
短く残すことから始めてみてください。
