業務を効率化するマクロは、
動くだけでは十分ではありません。
他の社員も迷わず使えることが
本当の意味での業務改善だと思います。
私は専門商社の海外営業として、
見積書への転記やデータ整理などを
Excelマクロで自動化してきました。
最初は自分専用のツールでしたが、
少しずつ作り方を見直し、
他の社員にも渡せる形へ変えていきました。
この記事では、その過程で分かった
5つの工夫を紹介します。
他の社員に渡せるExcelマクロは入力箇所を限定する
まず大切なのは、
利用者が触る場所を減らすことです。
入力するセルが複数のシートに分かれていると、
それだけで操作ミスが起こりやすくなります。
私は入力専用のシートを作り、
利用者が操作する場所を
できるだけ一画面にまとめています。
入力セルには色を付け、
計算式や設定値が入っているセルは
原則として触らなくてよい状態にします。
操作の自由度を高くするより、
迷わず使える範囲を明確にした方が、
業務ツールとしては安定します。
Excelマクロの操作はボタンだけで完結させる
マクロを実行するために、
毎回マクロ一覧を開く方法では、
慣れていない人には使いにくくなります。
私はシート上に、次のような
分かりやすいボタンを配置しています。
- データを取り込む
- 見積書へ転記する
- 入力内容を確認する
- データをリセットする
ボタン名には専門用語を使わず、
押した後に何が起こるのかが
分かる表現を選びます。
処理の途中で別の操作が必要な場合も、
メッセージを表示して案内すれば、
口頭で説明する回数を減らせます。
他の社員が使うマクロにはエラー対策を入れる
自分だけで使っている間は、
正しいファイル名や保存場所を
無意識に守っていることがあります。
しかし、他の社員が使うと、
想定していなかった操作が発生します。
例えば、実際の業務では
次のようなことが起こります。
- 対象ファイルが開かれていない
- 必須項目が入力されていない
- ファイル名が変更されている
- データの行数が増えている
- 保存先のフォルダが存在しない
このような場合に、
処理が途中で止まるだけでは
利用者は原因を判断できません。
「対象ファイルが見つかりません」など、
次に確認する場所が分かるメッセージを
表示するようにしています。
エラーを完全になくすより、
エラーが起きても自力で戻れる設計の方が
実務では役に立ちます。
Excelマクロの設定値をコードの外に出す
取引先名や保存先、対象列などを
VBAのコードに直接書いてしまうと、
変更のたびに修正が必要になります。
そこで私は、変更の可能性がある項目を
Excelの設定シートにまとめています。
例えば、次のような内容です。
- 転記元と転記先のセル
- 保存先のフォルダ
- 対象となるシート名
- ファイル名のルール
- 処理の開始行
設定値をシート上で変更できれば、
VBAに詳しくない社員でも
軽微な修正に対応できます。
ただし、設定シートを自由に触れる状態にすると
別のトラブルが起こるため、
通常は非表示や保護をしておくと安心です。
業務ツールのマニュアルはExcel内に残す
別ファイルで詳しいマニュアルを作っても、
必要なときに見つからないことがあります。
そのため私は、Excelの中に
簡単な「使い方」シートを作っています。
記載するのは、主に次の内容です。
- このツールでできること
- 操作する順番
- 入力が必要な項目
- エラーが出た場合の確認方法
- ツールの管理者や更新日
すべての処理を細かく説明する必要はありません。
初めて使う人が、
最初の一回を自力で操作できる程度に
まとめておけば十分です。
操作画面の画像を1枚入れておくと、
文章だけの説明よりも
迷いにくくなります。
AIを使ってマクロの引き継ぎ資料を整える
自分で作ったマクロは、
処理内容を理解しているため、
説明不足に気づきにくいものです。
そこで、VBAのコードや操作手順をAIに渡し、
第三者向けの説明に整理してもらう方法も
取り入れています。
例えば、次のような用途があります。
- マクロの処理内容を要約する
- エラー原因の候補を整理する
- 操作マニュアルの下書きを作る
- コード内のコメントを分かりやすくする
- 引き継ぎ時の確認項目を洗い出す
AIが作った説明をそのまま使うのではなく、
実際の業務手順と合っているかを
最後に自分で確認することが大切です。
この方法なら、コードを書く時間だけでなく、
人に説明するための時間も短縮できます。
まとめ
自分専用のマクロを作ることは、
業務改善の大切な第一歩です。
そこから少しだけ視点を変え、
誰が使っても迷いにくい形に整えると、
個人の工夫が会社の仕組みに変わります。
最初から完璧なツールを目指さず、
実際に使ってもらいながら
少しずつ直していくのがおすすめです。
