仕事の抜け漏れを減らすには、
記憶力を鍛えるよりも、
忘れても困らない仕組みを
作ることが大切です。
私は専門商社の海外営業として、
見積、発注、納期確認、出荷など、
複数の案件を並行して
進めています。
以前は頭の中で覚えようとして、
「あの件はどうなっただろう」と
何度もメールを探していました。
しかし現在は、最初から
「人は忘れるもの」と考え、
記憶に頼る仕事を減らしています。
記憶力に頼らない仕事術は「思い出す」を減らす
仕事中に意外と時間を使うのが、
過去の経緯を思い出す作業です。
「誰に確認していたか」
「どこまで回答したか」
「次は何を待っているか」
こうした情報を頭の中だけで
管理すると、案件が増えたときに
簡単に抜け落ちます。
大切なのは、覚えておくことではなく、
見れば状況が分かる状態を
作っておくことです。
仕事の抜け漏れを防ぐ方法1｜情報を1か所に残す
案件の情報は、できるだけ
同じ場所に残すようにしています。
例えば見積書には、金額だけでなく、
次のような情報も記録します。
・仕入先への確認内容
・納期や在庫状況
・価格変更の理由
・顧客へ伝えた注意点
・次回見積時に確認すること
数か月後に同じ問い合わせが来ても、
過去の自分の記憶ではなく、
記録を見て判断できます。
記録は長い文章でなくても構いません。
未来の自分が理解できる一言を
残すだけでも効果があります。
仕事の抜け漏れを防ぐ方法2｜その場で次の行動を決める
メールを読んだあとに、
「後で対応しよう」と考えるだけでは、
忘れる可能性が高くなります。
私はメールを確認した時点で、
次の行動を決めるようにしています。
・すぐに返信する
・確認先へ転送する
・期限を予定表に入れる
・回答待ちとして残す
・対応不要なら整理する
重要なのは、メールを読んだことではなく、
次に何をするかが決まっていることです。
判断を先送りしないだけでも、
頭の中に抱える案件を減らせます。
仕事の抜け漏れを防ぐ方法3｜検索できる名前を付ける
必要な情報を記録していても、
あとから見つけられなければ
十分に活用できません。
私はExcelのファイル名やメールには、
自分が後日検索しそうな言葉を
残すようにしています。
例えば、顧客名だけでなく、
見積番号、品名、案件名などを
組み合わせます。
きれいに分類することよりも、
検索すれば見つかることを
優先した方が実用的です。
自分が何を覚えているかではなく、
何を手掛かりに探すかを考えると、
名前の付け方も変わります。
仕事の抜け漏れを防ぐ方法4｜繰り返す作業は定型化する
毎回同じことを考えている作業は、
チェックリストやひな形に
置き換えられます。
私の場合は、見積依頼や納期確認、
出荷前の確認事項などを
定型文として用意しています。
また、Excelの転記や一覧作成は、
VBAやPythonを使って
自動化することもあります。
自動化の目的は、単なる時短ではありません。
確認項目を毎回同じ順番で処理し、
うっかり忘れを減らすことにもあります。
仕事の抜け漏れを防ぐ方法5｜途中経過も保存する
時間がかかる作業では、
完成した結果だけでなく、
途中経過も残すようにしています。
例えば大量のデータを処理する場合、
最後にまとめて保存する仕組みでは、
途中で止まると最初からやり直しです。
一定件数ごとに保存し、
再開できる状態にしておけば、
作業中断への不安も減らせます。
これは手作業でも同じです。
案件ごとに現在地を残しておけば、
翌日でも迷わず再開できます。
記憶力に頼らない仕事術で頭の余白を作る
記憶力に頼らない仕組みを作ると、
覚えておくために使っていた頭を、
判断や提案に使えるようになります。
最初から完璧な管理方法を
作る必要はありません。
まずは忘れて困ったことを一つ選び、
次回は忘れても進められる形に
変えるところから始めてみてください。
