Outlookのフォルダ分けを増やし過ぎると、
必要なメールを探す手間も増えてしまいます。
そこで私が活用しているのが、
Outlookの「検索フォルダ」です。
検索フォルダを使えば、
メールの保存場所を変えずに、
条件に合うメールだけを一覧表示できます。
専門商社の海外営業として、
毎日多くのメールを処理する中で感じた、
実務的な活用方法を紹介します。
Outlook検索フォルダとは？通常フォルダとの違い
検索フォルダは、条件に合うメールを
自動的に表示する仮想フォルダです。
通常のフォルダのように、
メールそのものを移動するわけではありません。
そのため、検索フォルダを削除しても、
元のメールは削除されません。
仕分けルールによる顧客別管理を残したまま、
別の視点でメールを確認できるのが、
検索フォルダの大きなメリットです。
Outlook検索フォルダで未読メールを一括表示する
最初に作成したいのが、
未読メールの検索フォルダです。
顧客別のサブフォルダへ自動で振り分けると、
受信トレイだけを見ていても、
新着メールに気付けないことがあります。
未読メールを一か所に集めれば、
保存先が違っていてもまとめて確認できます。
私の場合は、この検索フォルダを
メール確認の入口として使っています。
フォルダを一つずつ開く必要がなくなり、
対応漏れも見つけやすくなりました。
Outlook検索フォルダで顧客別メールをまとめる
取引先ごとのメールを確認したい場合にも、
検索フォルダは便利です。
ただし、差出人の条件設定では、
少し注意が必要です。
Outlookの「差出人」には、
メールアドレスではなく、
表示名が使われる場合があります。
そのため、会社のドメインである
「@以下の文字」を指定しても、
想定どおり表示されないことがあります。
まずは検索結果を確認し、
メールアドレスで絞れない場合は、
会社名や差出人名も試すのがおすすめです。
担当者が複数いる顧客については、
検索条件を一つにまとめ過ぎず、
実際の表示結果を見ながら調整しています。
Outlook検索フォルダで要対応メールを管理する
未読と既読だけでは、
対応状況を十分に管理できません。
一度開いたものの、
まだ返信していないメールもあるからです。
そこで、返信が必要なメールには
フラグを付けるようにしています。
フラグ付きメールの検索フォルダを作れば、
保存場所に関係なく、
要対応メールだけを一覧表示できます。
私の場合は、次のように使い分けています。
- 未読メール：まだ内容を確認していない
- フラグ付きメール：確認済みだが対応が必要
- 通常メール：対応済み、または確認のみ
この区別を決めておくと、
受信トレイを見ただけで判断するよりも、
対応状況が分かりやすくなります。
Outlook検索フォルダと仕分けルールを併用する
検索フォルダは、
仕分けルールの代わりではありません。
仕分けルールはメールを保管するため、
検索フォルダはメールを確認するために使うと、
役割が分かりやすくなります。
例えば、顧客別フォルダを
さらに大きな分類へ移動しても、
既存ルールが自動で解除されるわけではありません。
ただし、ルールの移動先が
変更前のフォルダを指定したままの場合は、
設定の見直しが必要です。
フォルダを整理した後は、
実際に届いたメールが
正しい場所へ移動するか確認しています。
Outlook検索フォルダを増やし過ぎないコツ
検索フォルダは便利ですが、
細かく作り過ぎると、
通常のフォルダ分けと同じ状態になります。
まずは次の3つで十分です。
- 未読メール
- フラグ付きメール
- 特にメールが多い顧客
使用頻度が低い検索フォルダは、
後から削除しても問題ありません。
すべての顧客について作るのではなく、
確認する回数が多い条件に絞ることで、
使いやすい状態を保てます。
まとめ｜Outlook検索フォルダでメール確認を効率化
Outlookのメール管理は、
細かく分けるだけでは使いやすくなりません。
大切なのは、保存場所とは別に、
今見るべきメールを見つけやすくすることです。
検索フォルダを必要なものだけ作ると、
これまでの整理方法を大きく変えずに、
日々のメール確認を効率化できます。
