AIとExcelを組み合わせると、
転記や集計だけでなく、
見積書やメールの作成まで
効率化できるようになります。
私は専門商社の海外営業として、
見積依頼や英文メール、
価格管理などにExcelを使っています。
以前はExcelの作業を
マクロだけで改善していましたが、
現在はAIも一緒に使うことで、
さらに作業時間を短縮できました。
今回は、実際の業務で使いやすい
AIとExcelの活用方法を
7つ紹介します。
AIとExcelで見積依頼書を一覧表にする
メールやPDFで届く見積依頼は、
形式が毎回同じとは限りません。
品名や品番、数量が
文章の中に書かれていることもあり、
Excelへの転記に時間がかかります。
私は依頼内容をAIに読み込ませ、
次の項目を表にしています。
・Description
・Part No.
・Qty
AIが作成した表をコピーすれば、
そのままExcelへ貼り付けられます。
OCRで読み取った文章に
多少の誤認識があっても、
前後の内容から補完できる点も便利です。
最初から完璧を求めるより、
AIで下書きを作ってから
人が確認する方が早く進みます。
AIとExcelでメーカー見積書を整理する
メーカーから届く見積書は、
書式や項目の位置が異なります。
私はAIを使って、
必要な情報だけを抽出しています。
・品名
・品番
・数量
・仕入単価
・納期
抽出結果をExcelへ貼り付ければ、
販売価格の計算や納期管理へ
すぐにつなげられます。
見積書を見ながら
一項目ずつ入力するよりも、
確認作業へ時間を使えるようになります。
AIとExcelで関数を作成・修正する
Excel関数は便利ですが、
少し条件が増えるだけで
式が長くなりがちです。
例えば、次のような条件です。
・空欄の場合は何も表示しない
・入力があれば数値として表示する
・別シートの価格を自動表示する
・該当する品番がなければ空欄にする
やりたいことを文章でAIへ伝えると、
必要な関数を提案してもらえます。
私は関数を作ってもらうだけでなく、
「なぜ文字列になるのか」など、
エラーの原因確認にも使っています。
関数名を覚えていなくても、
目的から式を作れるため、
Excel作業のハードルが下がりました。
AIとExcelで英文メールを作成する
海外営業では、
Excelの見積内容をもとに
英文メールを作る機会があります。
品名や金額、納期を確認しながら
毎回ゼロから英文を作ると、
意外と時間がかかります。
そこで私は、Excelにまとめた情報と
相手へ伝えたい内容をAIへ渡し、
メールの下書きを作っています。
特に便利なのは、
単純な翻訳だけではありません。
・丁寧な表現に修正する
・回答項目を読みやすく整理する
・謝罪文の印象を調整する
・長い文章を簡潔にする
AIで下書きを作り、
金額や日付などを確認して送れば、
メール作成の負担を減らせます。
AIとExcelで過去の見積データを再利用する
過去に見積もった商品でも、
品名の表記が少し違うだけで
検索できないことがあります。
そのような場合は、
Excelから関連しそうなデータを抜き出し、
AIに整理してもらいます。
表記の揺れや品番の違いを確認し、
同じ商品と思われる候補を
見つけてもらう使い方です。
最終判断は自分で行いますが、
大量のデータから候補を探す時間は
かなり短くなります。
過去の見積書を保存するだけでなく、
再利用しやすい形に整えることで、
Excelがより役立つ資料になります。
AIとExcelで確認漏れを防ぐ
業務を効率化しても、
確認漏れが増えてしまっては
意味がありません。
私は見積内容をAIへ渡し、
確認すべき項目を洗い出すことがあります。
例えば、海外向けの電気製品なら、
次のような確認が必要です。
・使用電圧
・周波数
・プラグの形状
・必要数量
・希望納期
確認項目をExcelの列に追加すれば、
案件ごとのチェックリストとして
繰り返し使用できます。
AIは回答を決めるためではなく、
見落としている可能性に
気づくためにも役立ちます。
AIとExcelで自動化の設計を考える
同じExcel作業を繰り返す場合は、
VBAやPythonによる自動化も有効です。
ただし、最初からコードを書くと、
必要な条件が抜けることがあります。
私は先にExcel上で、
入力項目と出力項目を整理します。
そのうえで、次の内容を
AIへ具体的に伝えます。
・どのシートを使用するか
・どのセルから読み取るか
・どこへ結果を保存するか
・途中で止まった場合の処理
・エラーが出た場合の動き
業務の流れを整理してから
AIにコードを作ってもらうことで、
修正の回数を減らせます。
AIにすべて任せるのではなく、
Excelを設計図として使うことが
自動化を安定させるポイントです。
AIとExcelを仕事で活用する際の注意点
AIの回答は便利ですが、
そのまま使用できるとは限りません。
特に次の情報は、
必ず元の資料と照合しています。
・品番
・数量
・単価
・納期
・日付
・会社名
また、社外秘や個人情報などを
そのまま入力しないことも重要です。
AIには整理や下書きを任せ、
最後の確認と判断は自分で行う。
この役割分担を決めておくと、
安心して業務へ取り入れられます。
まとめ
AIとExcelは、それぞれ単独でも
仕事を効率化できる道具です。
しかし、Excelで情報を整理し、
AIで文章や判断材料を補うことで、
活用できる範囲が大きく広がります。
まずは毎日繰り返している
小さな転記や確認作業から、
一つずつ試すのがおすすめです。
