面倒な仕事を改善したいなら、
完成したプロンプトを考える必要はありません。
「この作業が毎回しんどい」
という状態から相談しても、
ChatGPTは改善案を整理できます。
私は専門商社の海外営業として、
見積書の作成や英文メール、
PDFからExcelへの転記などを
日常的に行ってきました。
すでにVBAで自動化した作業もありますが、
ChatGPTを使うようになってからは、
改善方法を考える時間そのものが
短くなったと感じています。
ChatGPTで業務改善のアイデアを出すコツ
結論からいえば、ChatGPTには
作業内容だけでなく、
自分が面倒だと感じる理由まで伝えます。
たとえば「見積書を自動化したい」だけでは、
一般的な回答になりがちです。
私は次のような情報も加えます。
- どの資料を見ているか
- 何をExcelへ入力するか
- どこで間違えやすいか
- 最後に誰が確認するか
- どの作業は人が判断するか
ここまで伝えると、
単なるツールの紹介ではなく、
作業手順に合った案が出やすくなります。
ChatGPTに面倒な作業を相談する5つの質問例
私が業務改善を考えるときは、
次のような聞き方をしています。
- 「この作業で、繰り返しになっている部分を洗い出してください」
- 「ExcelやVBAで自動化できる部分と、人が確認すべき部分を分けてください」
- 「PDFの内容をExcelへ転記する場合、入力ミスを減らす流れを考えてください」
- 「英文メールを早く作りながら、数量や納期の確認漏れを防ぐ方法を提案してください」
- 「この作業を半分の時間で終えるなら、どの工程から見直すべきですか」
ポイントは、最初から
完璧な仕組みを求めないことです。
一つの作業を小さく分けると、
現実的な改善案を見つけやすくなります。
ChatGPTの業務改善案は作業の前後まで確認する
私が以前よく考えていたのは、
目の前の転記をどう速くするかでした。
しかしChatGPTへ相談してみると、
転記前のPDF整理や、
転記後の確認方法にも
改善できる部分が見つかりました。
たとえば見積書作成では、
数字を入力する工程だけでなく、
品番や数量、納期を確認する順番も
決めておく必要があります。
作業の一部分だけを見るより、
「受け取ってから送るまで」を伝えた方が、
実務で使える提案になります。
ChatGPTで業務改善に失敗した質問
うまくいかなかったのは、
「この仕事を効率化してください」と
丸ごと任せたときです。
回答はきれいにまとまっていても、
実際の手順には合いませんでした。
それからは、現在の作業を説明したうえで、
「まず一つだけ変えるなら？」と
質問するようにしています。
大きな改善案よりも、
確認項目を固定する、
入力箇所を減らすといった小さな案の方が、
仕事には取り入れやすいと感じます。
ChatGPTで業務改善しても人が確認する項目
ChatGPTは、改善案の整理や
たたき台の作成には便利です。
一方で、価格や品番、数量、納期、
取引条件などの最終確認は
自分で行う必要があります。
私はChatGPTを、
判断を代わってもらう道具ではなく、
考え始める時間を短くする相手として
使っています。
この役割を分けておくと、
便利さに頼りすぎず、
安心して業務へ取り入れられます。
まとめ｜ChatGPTへの業務改善相談は小さく始める
業務改善というと、
大きな仕組みを作る印象があります。
実際には、毎回少し面倒に感じる作業を
言葉にすることが出発点です。
ChatGPTへ気軽に相談し、
使えそうな案を一つ試してみる。
その積み重ねだけでも、
仕事の進め方は少しずつ変わります。
