営業の売上を増やしたいとき、
新規開拓や訪問件数を増やすことに
目が向きがちです。
しかし、その前に考えたいのが、
今ある作業時間を減らすことです。
私は専門商社の海外営業として、
見積書の作成や仕入先への問い合わせ、
英文メール、納期管理などを行っています。
こうした仕事を効率化したことで、
残業を増やさずに、
より多くの案件へ対応できるようになりました。
この記事では、営業が業務効率化に
取り組む5つのメリットを紹介します。
営業の業務効率化で顧客対応の時間が増える
営業の業務効率化で得られる
一番大きなメリットは、
顧客対応の時間が増えることです。
営業には、次のような
細かな事務作業があります。
・見積書への転記
・販売価格の計算
・定型メールの作成
・納期や案件状況の確認
・社内管理表への入力
一つひとつは短くても、
毎日繰り返すと大きな時間になります。
私もExcelの関数やVBAを使い、
転記や計算を少しずつ
自動化してきました。
空いた時間を顧客への連絡や、
止まっている案件の確認に使えば、
売上につながる行動を増やせます。
営業の作業時間を減らすと対応件数が増える
案件数を増やしても、
作業方法が変わらなければ、
残業が増えてしまいます。
大切なのは、
一件あたりの作業時間を
先に短くしておくことです。
私の場合は、次のような作業を
少しずつ仕組み化しました。
・見積書の計算を自動化する
・よく使う英文を定型化する
・案件管理表への入力を簡単にする
・ファイル名や保存場所を統一する
一件で数分の短縮でも、
案件数が増えるほど
大きな差になります。
営業の業務効率化でミスを減らせる
業務効率化は、
作業を早くするだけではありません。
確認漏れを防ぐ仕組みを作れば、
ミスも減らせます。
私はメールを送る前に、
添付ファイル名や本文の言葉を
自動で確認する仕組みを作りました。
問題がありそうな場合は、
送信前に警告が表示されます。
人が毎回注意するだけでは、
忙しい日に見落とすことがあります。
確認作業の一部を自動化すれば、
作業時間を減らしながら、
正確さも高められます。
営業の残業時間を減らすと判断に余裕が生まれる
営業は、価格や優先順位、
顧客への伝え方など、
判断する場面が多い仕事です。
単純作業に追われて疲れると、
重要な判断にも影響します。
私も以前は、夕方になってから
重要な案件へ取りかかることが
少なくありませんでした。
作業を効率化すると、
頭が疲れる前に
優先度の高い仕事へ取り組めます。
時間に余裕が生まれれば、
メールの表現を見直したり、
一歩踏み込んだ提案をしたりできます。
営業の業務効率化が自分の強みになる
業務効率化を続けると、
仕事の流れそのものを
改善する視点が身につきます。
・同じ入力を繰り返していないか
・自動化できる確認はないか
・ほかの案件にも応用できないか
・ミスが起きる原因は何か
私はプログラミングの専門家ではなく、
仕事で困ったことを解決するために、
ExcelやVBAを覚えました。
最初から難しい仕組みを
作る必要はありません。
定型文を登録する、
ファイル名を統一する、
資料の保存場所をまとめる。
このような小さな改善でも、
積み重ねれば自分の強みになります。
営業の業務効率化は小さな作業から始める
業務効率化を始めるなら、
毎日繰り返している作業を
一つ探してみてください。
特に改善しやすいのは、
次のような作業です。
・手順が毎回ほぼ同じ
・コピーと貼り付けが多い
・入力する場所が決まっている
・短い作業だが回数が多い
・確認漏れが起こりやすい
一回3分の作業でも、
一日に10回行えば30分です。
小さな時間を減らすことが、
営業活動に使える時間を
増やすことにつながります。
まとめ
売上を増やすために、
最初から仕事量を増やす必要はありません。
まずは今の作業を見直し、
繰り返しや確認に使う時間を
少しずつ減らすことが大切です。
忙しさを増やすのではなく、
余裕を作りながら成果を増やす。
営業の業務効率化は、
そのための土台になります。
