専門商社の海外営業では、
見積作成や英文メール、
仕入先への問い合わせなど、
細かな事務作業が多く発生します。
私はAIを使い始めてから、
これらの作業にかかる時間を
かなり減らせるようになりました。
ただし、すべてをAIに任せている
わけではありません。
AIには下書きや整理を任せ、
金額や品番などの重要事項は
自分で確認するようにしています。
この記事では、海外営業の仕事で
実際にAIを使っている
7つの場面を紹介します。
AIで英文メールを短時間で作成する
最もよく使っているのが、
英文メールの作成です。
伝えたい内容を日本語で入力し、
海外の取引先に送れる自然な英文へ
書き直してもらっています。
特に便利なのは、次のような場面です。
- 見積書を送付するとき
- 納期の遅れを説明するとき
- 価格の間違いを謝罪するとき
- 追加情報を確認するとき
難しい英語を考える時間よりも、
相手に何を伝えるべきかに
集中できるようになりました。
完成した英文はそのまま送らず、
金額や日付、品番などを
最後に自分で確認しています。
AIで見積依頼書を整理する
海外から届く見積依頼書は、
書式が統一されていません。
PDFや画像で送られてくることも多く、
品名や品番、数量をExcelへ
転記するだけでも時間がかかります。
そこで、OCRで読み取った文章を
AIに貼り付け、
次の項目に分けてもらっています。
- Description
- Part No.
- Qty
- Unit Price
Markdownの表形式に整えると、
Excelへの貼り付けも簡単です。
認識が曖昧な部分だけを確認すればよく、
最初からすべて手入力するよりも
作業時間を短縮できます。
AIで部品リストの表記を整える
見積依頼の部品リストには、
大文字と小文字が混在していたり、
数量の単位がバラバラだったりします。
AIを使えば、
品名、品番、数量に分けながら
表記もまとめて整えられます。
長い部品リストでも、
Excelへ貼り付けやすい形に
一度で変換できるのが便利です。
ただし、似た品番や数字の読み違いは
起こる可能性があります。
元の資料と照合する作業までを
一つの流れとして考えています。
AIで仕入先への問い合わせ文を作る
仕入先へ確認したいことがあっても、
文章の組み立てに迷うことがあります。
情報不足を指摘する場合や、
値引きをお願いする場合などは、
言い方にも注意が必要です。
私は要点を箇条書きで入力し、
失礼にならないビジネス文へ
整えてもらっています。
文章を一から考えなくてよいため、
問い合わせを後回しにすることが
少なくなりました。
少しフランクにするなど、
相手との関係に合わせて
表現を調整できる点も便利です。
AIで梱包サイズと重量を予測する
輸送費を確認するために、
正式な梱包前の段階で
サイズや重量が必要なことがあります。
そのようなときは、
品名、型式、数量などを入力し、
概算を予測してもらっています。
もちろん、AIの回答だけで
輸送費を確定することはできません。
それでも、航空便にするか、
重量物として扱う可能性があるかを
早めに考える材料になります。
メーカーへ確認する前の
仮の目安として使うだけでも、
次の行動を決めやすくなります。
AIでExcelやVBAを改善する
私はプログラミングの専門家ではありませんが、
AIに相談しながら
ExcelのVBAを作っています。
これまでに取り組んだのは、
次のような作業です。
- 見積書へのデータ転記
- 不要な列やシートの削除
- 定型メールの自動作成
- 入力漏れの確認
- 添付ファイルの送信前チェック
自分の仕事の手順を説明すると、
それに合わせたコードを
少しずつ作ることができます。
最初から大きな仕組みを作るより、
毎日繰り返している小さな作業から
自動化する方法が続けやすいです。
AIで仕事のミスを防ぐ仕組みを考える
AIは作業の時短だけでなく、
ミスの再発防止にも使えます。
例えば、見積書の価格を
間違えてしまったときは、
注意力だけに頼らない対策を考えます。
- 元の価格と販売価格を分ける
- 値引き後の価格を明示する
- 送信前に警告を表示する
- 確認項目をチェックリスト化する
私はこのような案をAIと整理し、
実際のExcelやOutlookの仕組みに
少しずつ取り入れています。
ミスの原因を文章で説明するだけでも、
自分では思いつかなかった対策が
見つかることがあります。
AIで仕事を効率化するときの注意点
AIは便利ですが、
回答が必ず正しいとは限りません。
特に次の情報は、
元の資料やメーカーの回答と
照合する必要があります。
- 品番や型式
- 価格や値引率
- 数量や納期
- 重量や寸法
- HSコードや製品仕様
私はAIを、
最終判断を任せる相手ではなく、
作業の最初を速くする道具として
使うようにしています。
まとめ
AIを仕事に取り入れると、
文章作成やデータ整理に使っていた時間を、
確認や判断に回せるようになります。
最初から幅広く使おうとせず、
自分が面倒に感じている作業を
一つ試してみるだけでも十分です。
小さな効率化を積み重ねることで、
日々の仕事は少しずつ
進めやすくなっていきます。
