メールや見積資料に書かれた
部品情報をExcelへ転記する作業は、
地味ですが意外と時間がかかります。
私は専門商社の海外営業として、
品名・品番・数量が混在した文章を
整理する場面がよくあります。
現在はChatGPTを使い、
必要な項目を先に表へ変換してから、
Excelへ貼り付けています。
ただし、目的は単なる時短ではありません。
転記ミスや確認の手戻りを減らし、
正しい情報を次の作業へ渡すことを
重視しています。
ChatGPTで部品リストを表にする3ステップ
基本的な手順は、次の3つです。
- 部品情報をChatGPTへ貼り付ける
- 必要な列を指定して表にする
- 元の資料と照合してExcelへ貼る
ポイントは、最初から
「きれいに整理して」とだけ
指示しないことです。
私は品名・品番・数量など、
必要な列を具体的に指定しています。
列を先に決めておくと、
ChatGPTの判断で項目が増えたり、
情報の並びが変わったりするのを
防ぎやすくなります。
部品リストの品名・品番・数量を整理する指示文
私が使う指示文は、
できるだけ短くしています。
以下の文章から、
品名・品番・数量を抽出し、
表にしてください。
・列の順番は品名、品番、数量
・情報がない項目は空欄
・推測で情報を補わない
・同じ品番でも行を勝手にまとめない
・Excelへ貼り付けやすい形で出力する
特に重要なのは、
「推測で補わない」という指定です。
実務の部品リストでは、
品番らしい数字や数量らしい数字が
複数並ぶことがあります。
ChatGPTが意味を推測すると、
見た目は整っていても、
元の資料と違う表になる場合があります。
分からない部分は空欄にしてもらい、
人が確認したほうが安全です。
ChatGPTで品名・品番・数量を表にする具体例
例えば、次のような文章が
メールに書かれていたとします。
・FILTER ELEMENT AB-120 2 PCS
・PACKING SET CD-450 1 SET
・O-RING 品番記載なし 5 PCS
ChatGPTで整理すると、
次のような表を作れます。
| 品名 | 品番 | 数量 |
|---|---|---|
| FILTER ELEMENT | AB-120 | 2 |
| PACKING SET | CD-450 | 1 |
| O-RING | 5 |
この状態にしてからExcelへ貼ると、
一つずつ転記するよりも
入力作業がかなり楽になります。
必要に応じて、後から
単位・仕入単価・納期・備考などの列を
追加することもできます。
私は表を作ること自体より、
見積作成や確認作業へつながる
列の並びを意識しています。
ChatGPTの部品リストをExcelへ貼る前の3つの確認
ChatGPTの出力は便利ですが、
そのまま正しいとは限りません。
Excelへ貼り付ける前に、
私は次の3点を確認しています。
・品番のハイフンや記号が消えていないか
・数量と単位の組み合わせが正しいか
・複数行の商品が別の商品になっていないか
特に品番は、似た文字や数字を
見間違えやすい項目です。
また、PDFなどからコピーした文章は、
途中で不自然に改行されることがあります。
そのため、最後は必ず
元のメールや資料と照合します。
ChatGPTには整理を任せますが、
正しいかどうかの判断までは
任せないようにしています。
ChatGPTで部品リストを整理して変わったこと
以前は、資料を見ながら
Excelへ一行ずつ入力していました。
この方法では、入力だけでなく、
列の位置を何度も確認するため、
想像以上に集中力を使います。
ChatGPTで先に表を作るようになってから、
作業の中心が「入力」から
「確認」へ変わりました。
派手な自動化ではありませんが、
転記と確認の手戻りを減らせるため、
海外営業の実務では役立っています。
空いた時間は仕事を増やすためではなく、
家族との時間や副業、
絵を描く時間に使いたいと考えています。
そのため、小さな転記作業でも、
仕組みで減らせる部分は
少しずつ減らすようにしています。
ChatGPTで部品リストを表にする方法のまとめ
ChatGPTを使えば、
文章の中に混在した部品情報を
短時間で見やすい表にできます。
大切なのは、きれいな表を作ることより、
次の作業で間違えない形にすることです。
まずは短い部品リストから試し、
自分の仕事に合う列や指示文へ
少しずつ整えていくのがおすすめです。
