プログラミングができなくても、
仕事の自動化は始められます。
私も専門商社の海外営業として、
見積書の作成やデータ転記などを
長い間、手作業で行っていました。
最初からVBAの知識が
あったわけではありません。
ChatGPTに相談しながら、
必要な機能を一つずつ追加し、
少しずつ自動化してきました。
大切なのは、コードを書く力よりも、
自動化したい作業を具体的に
説明する力だと感じています。
プログラミングなしで仕事を自動化できる理由
現在は、ChatGPTなどのAIに
作りたい仕組みを説明すると、
VBAやPythonのコードを作ってもらえます。
自分で一からコードを書く必要はなく、
生成されたコードを貼り付けて
実際に動かすことから始められます。
もちろん、最初から完璧なものが
できるとは限りません。
エラーの内容や実際の動きを伝え、
AIと相談しながら修正することで、
少しずつ実務に合う形になります。
仕事の自動化は小さな作業から始める
初心者が最初から大きな仕組みを
作ろうとすると、挫折しやすくなります。
まずは、次のような小さな作業が
自動化しやすいと思います。
- Excelの決まったセルを消去する
- 別シートへデータを転記する
- 入力漏れがあれば警告を表示する
- ファイル名を自動で作成する
- メールの添付忘れを確認する
私も、見積書の一部を消去する処理や、
入力内容を確認する仕組みなど、
小さな改善から始めました。
数分の作業でも毎日繰り返すなら、
自動化する効果は十分にあります。
仕事を自動化する初心者向け5ステップ
実際に自動化するときは、
次の順番で進めると整理しやすくなります。
- 繰り返している作業を見つける
- 作業手順を順番に書き出す
- AIに実現したいことを説明する
- 作成されたコードを試す
- エラーや使いにくい点を修正する
特に重要なのは、
作業手順を具体的に伝えることです。
「Excelを自動化したい」だけではなく、
「C列の内容を別シートのA列へ転記したい」
というように条件を細かく説明します。
一度にすべてを依頼せず、
機能を分けて作ることも大切です。
AIで仕事を自動化するときの伝え方
AIへの依頼文は、
難しい言葉を使う必要はありません。
普段の仕事を説明するように、
次の内容を伝えれば十分です。
- どのソフトを使うのか
- どのファイルやシートを操作するのか
- どこからどこへ転記するのか
- どの条件で処理するのか
- 最後にどの状態にしたいのか
セルの位置やシート名まで伝えると、
実務で使いやすいコードになります。
画面の画像やエラーメッセージを
AIに見せる方法も効果的です。
説明が足りなければ、
動かしながら条件を追加すればよいので、
最初から完璧にまとめる必要はありません。
プログラミング初心者でも確認作業は必要
AIが作ったコードは、
必ずテストしてから実務で使用します。
私は、元のファイルをコピーして、
失敗しても問題のない状態で
試すようにしています。
特に金額や送信先、ファイル削除などに
関係する処理には注意が必要です。
最初は自動で保存や送信まで行わず、
確認画面を表示する仕組みにすると
安心して使いやすくなります。
自動化は人の確認をなくすことではなく、
ミスが起きやすい部分を
仕組みで補うものだと考えています。
プログラミングなしの仕事自動化で変わったこと
私の場合、自動化によって
単純な作業時間が減っただけでなく、
確認漏れも防ぎやすくなりました。
たとえば、見積書の入力チェックや、
メール送信前の警告を自動化すると、
忙しいときにも気づきやすくなります。
また、一度作った仕組みは、
実際に使いながら改善できます。
小さな自動化を積み重ねることで、
自分の仕事に合った便利な道具が
少しずつ増えていきました。
まとめ
プログラミングの知識がなくても、
AIの力を借りれば仕事の自動化は可能です。
まずは、毎日少し面倒に感じている
小さな作業を一つ選んでみてください。
実際に試しながら改善していくことが、
自分に合った仕組みを作る
一番現実的な方法だと思います。
