仕事のミスを繰り返さないためには、
反省するだけでは不十分です。
私が実践しているのは、
毎回使うExcelや書類の欄外に、
気を付ける点を書いておく方法です。
次に同じ作業をするとき、
注意点が自然に目に入ります。
ミスを繰り返さない方法は、注意点をフォーマットに残す
私は専門商社の海外営業として、
見積書や提出資料など、
さまざまな書類を作成しています。
同じフォーマットを使っていても、
金額や宛先、添付ファイルなど、
案件ごとに確認する内容は変わります。
そこでミスが起きたときは、
「次から気を付けよう」で終わらせず、
フォーマットの欄外に注意点を残します。
自分の記憶を信用し過ぎず、
書類そのものに覚えてもらう感覚です。
フォーマットの欄外メモは、短く具体的に書く
欄外に書く内容は、
一目で行動が分かる表現にします。
例えば、次のような書き方です。
・提出前に宛先を再確認する
・最新版のファイルか確認する
・不要な情報を削除してから送る
・添付ファイルを開いて確認する
「注意する」だけでは、
何を確認するのか分かりません。
作業中の自分が迷わないように、
短く具体的に書くことが大切です。
ミス防止の欄外メモは、増やし過ぎない
注意点をすべて書き出すと、
欄外が文字だらけになります。
情報が多過ぎると、
本当に重要な注意点が埋もれ、
結局読まなくなってしまいます。
私の場合は、実際に間違えた項目や、
間違えると影響が大きい項目を
優先して残しています。
慣れて不要になったメモは削除し、
今の業務に合う内容へ更新します。
ミスを繰り返さない仕組みは、作業の直後に更新する
ミスの原因に気付いたら、
できるだけその場で追記します。
後で書こうと思っても、
忙しくなると忘れてしまうからです。
必要に応じて、入力漏れを色で示したり、
送信前に警告を表示したりして、
確認を自動化することもあります。
欄外メモは、その仕組みを作る前の
手軽な第一歩としても役立ちます。
まとめ
ミスを完全になくすのは難しくても、
同じミスを減らすことはできます。
自分を責め続けるより、
次に使うフォーマットへ
小さな注意書きを残すほうが実用的です。
失敗をその場限りにせず、
次の作業を助ける材料に変えていきましょう。
