PDFの見積書を見ながら、
品名や品番、数量を
Excelへ手入力していないでしょうか。
私は専門商社の海外営業として、
さまざまな形式の見積書を
Excelへ転記する業務を行っています。
以前はPDFとExcelを並べて、
一項目ずつコピーしていました。
しかし現在は、OCRとChatGPTを使い、
転記作業を大幅に効率化しています。
今回は、実際に行っている
3つの手順を紹介します。
PDFの見積書をExcelへ転記する作業は意外と時間がかかる
PDFからExcelへの転記は、
単純な作業に見えます。
しかし、実際には次のような項目を
何度も確認する必要があります。
・品名
・品番
・数量
・単位
・単価
見積書によって項目の位置や
書き方が異なるため、
単純なコピーだけでは終わりません。
特に品番は一文字違うだけでも、
別の商品になってしまいます。
件数が多いと集中力も落ち、
入力ミスが起こりやすくなります。
そこで、すべてを手入力するのではなく、
AIに下準備を任せることにしました。
PDFの見積書をOCRでテキスト化する
最初のステップは、
PDFの内容をOCRで読み取ることです。
OCRとは、画像やPDFに書かれた文字を
テキストとして認識する機能です。
PDFが文字データで作られていれば、
そのままコピーできる場合もあります。
一方、スキャンされた見積書は
画像として保存されているため、
OCRを使わなければ文字を取り出せません。
私の場合は、まずPDFをOCRにかけて、
見積書全体の文字をテキスト化します。
この段階では、多少の誤認識があっても
問題ありません。
最初から完璧を目指すより、
手入力する量を減らすことを
優先しています。
OCRで読み取った見積書をChatGPTで整理する
OCRで読み取った文章は、
そのままではExcelへ貼り付けにくい
ことがあります。
そこで、読み取ったテキストを
ChatGPTへ貼り付けます。
例えば、次のように依頼します。
「品名、品番、数量を抽出して、
表形式で出力してください」
すると、バラバラに並んでいた情報を
項目ごとに整理できます。
私がよく使うのは、
次のような表です。
| Description | Part No. | Qty |
|---|---|---|
| APPLE | 12345 | 4 |
| BANANA | 67890 | 8 |
この形式にすると、
Excelへの貼り付けが簡単になります。
英語の品名を残したい場合や、
「PCS」などの単位を除きたい場合も、
指示に加えるだけで調整できます。
OCRだけで完結させるのではなく、
ChatGPTを情報整理役として使うことが
ポイントです。
ChatGPTの表をExcelへ貼り付けて確認する
最後に、ChatGPTが作成した表を
Excelへ貼り付けます。
ここで大切なのは、
AIの出力をそのまま確定しないことです。
私は元のPDFと照らし合わせながら、
特に次の項目を確認しています。
・品番の数字とアルファベット
・数量
・小数点やハイフン
・似た品名の取り違え
例えば「0」と「O」、
「1」と「I」は、
OCRが間違えやすい文字です。
すべてを手入力するより、
間違えやすい箇所だけを確認する方が、
作業時間を短縮できます。
AIに最終判断まで任せるのではなく、
人が確認する範囲を減らす使い方が
実務では扱いやすいと感じています。
PDFからExcelへの転記を自動化して感じた効果
この方法を取り入れてから、
入力そのものに使う時間が減りました。
特に効果を感じたのは、
品目数が多い見積書です。
以前は一行ずつ入力していましたが、
現在は一覧をまとめて作成し、
誤りがないかを確認する流れに
変わっています。
また、単純な転記に使っていた時間を、
価格確認や取引先への回答など、
営業として重要な仕事に使えるように
なりました。
最初から複雑なシステムを
作る必要はありません。
まずはOCRとChatGPTを組み合わせ、
一つの見積書で試すだけでも、
改善のきっかけになります。
PDFの見積書をExcelへ転記するときの注意点
OCRとChatGPTは便利ですが、
見積書の内容によっては
正しく読み取れないこともあります。
特に注意したいのは、
次のような見積書です。
・文字が小さい
・表の罫線が複雑
・手書きの文字がある
・印刷が薄い
・複数ページに分かれている
このような場合は、
ページごとに読み取るなど、
処理方法を変える必要があります。
また、会社の機密情報を扱う場合は、
社内ルールや利用するサービスの
データ管理方法も確認しましょう。
便利さだけでなく、
情報管理を意識することも大切です。
まとめ
PDFからExcelへの転記は、
小さな作業に見えて、
積み重なると大きな負担になります。
OCRとChatGPTを使えば、
すべてを手入力する必要はありません。
まずは一つの見積書から試し、
自分の業務に合う形へ少しずつ
調整していくのがおすすめです。
