仕事を効率化するなら、
すぐにツールを作り始めるよりも、
先に「何を自動化するか」を
見極めることが大切です。
私は専門商社の海外営業として、
見積書の作成やデータ転記、
メール対応などを行っています。
ExcelやVBAを使ってきましたが、
すべての作業を自動化すれば
便利になるわけではありません。
今回は、私が実務で意識している
自動化すべき仕事の見つけ方を
3つに分けて紹介します。
時短ツールを作る前に、困っている作業を分解する
最初に考えたいのは、
どの作業に時間がかかっているかです。
たとえば「見積書の作成」も、
実際には複数の作業に分かれます。
- 元の見積書を確認する
- 品名や品番を転記する
- 数量や価格を入力する
- 書式を整える
- 入力内容を確認する
このように分けてみると、
すべてを一度に自動化しなくても、
転記や書式調整だけを省けば
十分な効果が出ることがあります。
私も、業務全体を一気に変えるより、
負担の大きい部分から少しずつ
ExcelやVBAへ置き換えてきました。
作業を細かく分けることで、
作りたいツールの目的も明確になります。
自動化すべき仕事は「頻度・時間・ミス」で選ぶ
私が自動化する仕事を選ぶときは、
次の3点を確認しています。
- 繰り返す頻度が高いか
- 毎回ある程度の時間がかかるか
- ミスしたときの影響が大きいか
特に優先したいのは、
毎日のように繰り返しており、
判断をあまり必要としない作業です。
たとえば、決まった場所への転記や、
不要な列の削除、書式の統一などは、
自動化との相性が良い仕事です。
一方、メール送信前の確認は、
数秒しかかからない作業でも
ミスしたときの影響が大きくなります。
そこで私は、添付忘れや
見積書の社内用情報の消し忘れを、
送信時に警告する仕組みも作りました。
時短効果だけで判断せず、
事故を防げるかという視点も入れると、
本当に役立つツールが見つかります。
時短ツールは小さく作って実務で育てる
自動化する仕事が決まっても、
最初から完璧なツールを作る必要は
ないと考えています。
私はまず、特定の転記だけ、
特定の言葉があったときの警告だけ、
という小さな機能から作ります。
実際に使ってみると、
新しい条件を追加したくなったり、
不要な確認に気づいたりします。
そのたびに少しずつ修正する方が、
実際の仕事に合った仕組みへ
育てやすいと感じています。
また、ツールを作る時間まで含めて、
本当に得になるかも考える必要があります。
月に一度しか行わない作業なら、
自動化よりテンプレートを整える方が
早い場合もあります。
自動化しない仕事を決めることも大切
金額の最終判断や取引条件の確認など、
状況によって答えが変わる仕事は、
人が確認した方が安全です。
私は、自動化の役割を
「判断をなくすこと」ではなく、
「判断に集中できる状態を作ること」
だと考えています。
転記や定型処理はツールに任せ、
価格や納期、相手への伝え方は
自分で考えるという分け方です。
この線引きをしておくと、
便利さを保ちながら、
自動化による見落としも防げます。
まとめ
時短ツールは、作ること自体が
目的になってしまうことがあります。
大切なのは、自分の仕事を観察し、
負担やミスを減らせる部分から
小さく仕組みに変えていくことです。
まずは毎日繰り返している作業を、
一つだけ書き出すところから
始めてみるとよいと思います。
