Outlookのフォルダ分けは、
お客さんごとにメールを
整理するだけではありません。
私は専門商社の海外営業として、
見積依頼や納期確認など、
多くのメールを毎日処理しています。
その中で便利だと感じているのが、
メールの内容ではなく、
「次にどう使うか」で分ける方法です。
現在は、主に次の5種類の
フォルダを使い分けています。
・お客さんごとのフォルダ
・定型文として使うフォルダ
・重要事項を残す保存用フォルダ
・他の人に頼む予定のフォルダ
・後で対応するフォルダ
この分け方にすると、
メールを探す時間が減るだけでなく、
日々の仕事も進めやすくなります。
Outlookの顧客別フォルダで過去のメールを探しやすくする
基本となるのは、
お客さんごとのフォルダです。
見積依頼や注文、納期確認など、
同じお客さんとのやり取りを
一つの場所にまとめます。
過去の案件を確認するときも、
差出人やキーワードを変えながら
何度も検索する必要がありません。
ただし、取引先ごとに細かく
フォルダを作りすぎると、
振り分ける作業が増えてしまいます。
私は継続的にやり取りする相手を中心に、
必要なフォルダだけを
作るようにしています。
Outlookの定型文フォルダで似たメールを早く作る
特に役立っているのが、
定型文として再利用できるメールを
保存しておくフォルダです。
例えば、次のようなメールを
残しておくと便利です。
・見積書を送付するときの英文
・納期を確認するときの依頼文
・値引き交渉へ回答したメール
・支払条件を案内したメール
・発送完了を連絡したメール
最初から完璧なテンプレートを
作る必要はありません。
過去にうまく書けたメールを
定型文フォルダへ移しておき、
似た案件で再利用します。
会社名や金額などを変更すれば、
毎回一から文章を考えるよりも
短い時間でメールを作成できます。
英語表現のばらつきや、
必要事項の記載漏れを
防ぎやすくなる点もメリットです。
Outlookの保存用フォルダを仕事のメモとして使う
私が使っている保存用フォルダは、
単なるメールの保管場所ではありません。
仕事を進めるうえで重要な事項が
書かれているメールを残しておく、
メモのようなフォルダです。
例えば、次のような内容を保存します。
・お客さんごとの特別な対応方法
・見積時に注意する条件
・通常とは異なる社内ルール
・今後も確認する可能性がある情報
・忘れたくない仕事上の注意点
重要な内容でも、
通常の顧客別フォルダに入れると、
ほかのメールに埋もれてしまいます。
保存用フォルダに入れておけば、
「あの注意事項は何だったか」と
思ったときにすぐ確認できます。
別のメモへ書き写す必要がなく、
前後のやり取りも含めて
確認できるところが便利です。
Outlookの社内依頼予定フォルダで頼む量を調整する
仕事をしていると、
自分だけでは対応できず、
社内の人にお願いする案件も出てきます。
ただし、お願いしたい内容を
一度に大量に送ってしまうと、
相手側で対応漏れが起きやすくなります。
そこで私は、お願いしたいメールを
「社内依頼予定」などのフォルダへ
一旦入れておきます。
このフォルダは、
すでに依頼した案件を管理する場所ではなく、
これから少しずつ頼むための待機場所です。
相手の仕事量や急ぎ具合を見ながら、
優先度の高いものから
数件ずつ依頼していきます。
自分が思いついた順番で
次々とお願いする状態を防げるため、
依頼する内容の整理にも役立ちます。
相手にとっても対応しやすくなり、
結果として依頼漏れや確認漏れを
減らしやすくなります。
Outlookの後で対応フォルダで急がない仕事を整理する
届いたメールの中には、
対応は必要でも、今すぐでなくてよい
内容も含まれています。
そのようなメールは、
「後で対応」フォルダへ
一旦移動します。
例えば、次のような内容です。
・時間をかけて調べたい依頼
・急ぎではない資料の確認
・内容を整理してから返信したいメール
・まとめて処理したい事務作業
受信トレイに残したままだと、
目に入るたびに気になり、
現在の仕事へ集中しにくくなります。
ただし、フォルダへ移しただけでは、
そのまま忘れる可能性があります。
私は一日の終わりや、
少し時間に余裕ができたときに
確認する場所として使っています。
Outlookのフォルダ名に番号を付けて並び順を固定する
フォルダ名の先頭に番号を付けると、
よく使うフォルダを上の方へ
まとめて表示できます。
例えば、次のようにします。
・01_定型文
・02_社内依頼予定
・03_後で対応
・04_重要事項保存
・10_顧客別
フォルダの並び順が固定されるため、
メールを移動するときにも
迷いにくくなります。
最初から完璧に分類するよりも、
実際に使いながらフォルダ名や
分け方を調整する方が長続きします。
Outlookの受信トレイは判断前のメールだけにする
私が意識しているのは、
受信トレイをメールの保管場所に
しないことです。
返信する、定型文として残す、
社内の人へ後で頼む、
時間があるときに対応する。
メールを確認したら、
次にどう扱うかを決めて、
目的に合った場所へ移動します。
受信トレイに残っているメールを
「まだ判断していない仕事」と考えると、
現在の作業量も把握しやすくなります。
まとめ
Outlookのフォルダ分けは、
メールをきれいに並べるためだけの
機能ではありません。
自分の仕事に合った置き場所を作ると、
過去のメールを再利用しながら、
対応の順番も整理しやすくなります。
まずは必要性を感じるフォルダを
一つか二つ作り、
使いやすい形へ調整してみてください。
