パソコン作業を効率化するなら、
多くのショートカットキーを
一度に覚える必要はありません。
使用頻度の高いものを5つ覚えるだけでも、
1日約5～10分、1週間では
約25～50分の時短が期待できます。
私は専門商社の海外営業として、
メール、Excel、PDF、ブラウザなどを
毎日何度も切り替えながら仕事をしています。
今回は、実際の業務で使う機会が多く、
PC初心者でも覚えやすいものを
5つに絞って紹介します。
PC初心者向けショートカットキー5選と時短目安
今回紹介するショートカットキーと、
時短効果の目安は次のとおりです。
| ショートカットキー | できること | 1日の時短目安 | 1週間の時短目安 |
|---|---|---|---|
| Alt + Tab | ウィンドウを切り替える | 約2分30秒～5分 | 約12分30秒～25分 |
| Windowsキー + D | デスクトップを表示する | 約15～30秒 | 約1分15秒～2分30秒 |
| Windowsキー + V | 過去のコピー履歴を表示する | 約1～2分 | 約5～10分 |
| F12 | 名前を付けて保存する | 約15～30秒 | 約1分15秒～2分30秒 |
| F4 | 直前の操作を繰り返す | 約1～2分 | 約5～10分 |
| 合計 | 約5～10分 | 約25～50分 |
この時短時間は、メールやExcelを
日常的に使用する会社員を想定した目安です。
仕事の内容や使用回数によって、
実際の時短効果は変わります。
Alt + Tabでウィンドウを素早く切り替える
Altキーを押しながらTabキーを押すと、
開いているウィンドウを切り替えられます。
例えば、次のような場面で便利です。
・メールを見ながらExcelへ入力する
・PDFを確認しながら見積書を作る
・ブラウザと社内システムを行き来する
海外営業の仕事では、顧客からのメール、
添付資料、Excel、過去の見積書などを
同時に開く機会が多くあります。
マウスで画面下のアイコンを探すより、
Alt + Tabを使う方がスムーズです。
1日に50～100回程度使用すると、
約2分30秒～5分の時短になります。
今回紹介する中では、
最も時短効果を実感しやすい
ショートカットキーだと思います。
Windowsキー + Dでデスクトップをすぐに表示する
Windowsキーを押しながらDを押すと、
開いているウィンドウが最小化され、
デスクトップが表示されます。
デスクトップ上のファイルを開くために、
複数のウィンドウを一つずつ
最小化する必要がありません。
もう一度Windowsキー + Dを押すと、
元の画面へ戻せます。
1日に5～10回程度使用する場合、
時短の目安は約15～30秒です。
1回の効果は小さく見えますが、
画面が多く開いているときの
わずらわしさを減らせます。
Windowsキー + Vで過去のコピー内容を貼り付ける
Windowsキー + Vを押すと、
クリップボードの履歴を表示できます。
通常のCtrl + Vでは、
最後にコピーした内容しか
貼り付けられません。
Windowsキー + Vなら、少し前にコピーした
文章や数字も履歴から選択できます。
私はメールアドレス、品番、定型文などを
続けて扱うときによく使用しています。
コピー元の画面へ戻り、
同じ内容を探し直す手間が減るため、
1日約1～2分の時短が期待できます。
初めて使用するときは、表示された画面から
クリップボード履歴を有効にしてください。
F12で「名前を付けて保存」をすぐに開く
ExcelやWordではF12を押すと、
「名前を付けて保存」の画面が開きます。
過去のファイルを再利用するときは、
元のデータを残すため、
最初に別名で保存することがあります。
F12を使えば、メニューを開いて
保存方法を選ぶ手間を省けます。
1日に5～10回程度使用した場合、
時短の目安は約15～30秒です。
短縮できる時間は小さいものの、
元ファイルの上書き防止にもつながるため、
覚えておくと便利です。
なお、F12の動作は使用するソフトによって
異なる場合があります。
F4でExcelの直前操作を繰り返す
ExcelやWordではF4を押すと、
直前に行った操作を繰り返せます。
特にExcelでは、次のような作業に便利です。
・セルに同じ色を付ける
・同じ罫線を設定する
・行や列を追加する
・同じ書式を繰り返し設定する
離れたセルに同じ書式を設定するときも、
その都度メニューを開く必要がありません。
見積書や管理表の見た目を整える作業では、
意外と使用する機会があります。
1日に10～20回程度使用すれば、
約1～2分の時短が期待できます。
ただし、直前に行った操作によっては、
F4で繰り返せない場合もあります。
PC初心者がショートカットキーを覚えるコツ
5つを一度に覚えようとすると、
どれも使わなくなってしまいがちです。
まずはAlt + Tabなど、
毎日必ず使えそうなものを
1つだけ選ぶのがおすすめです。
数日使って無意識に押せるようになったら、
次のショートカットキーを追加します。
私は「キーの組み合わせを暗記する」よりも、
マウスで同じ操作をしようとした瞬間に
ショートカットキーを使うよう意識しました。
実際の仕事の中で繰り返した方が、
自然に身につきやすいと思います。
まとめ
ショートカットキーによる時短は、
1回だけでは数秒程度です。
しかし、毎日繰り返す操作だからこそ、
1週間、1か月と続けることで
まとまった時間になります。
まずは仕事中によく使うものを1つ選び、
無理のない範囲で試してみてください。
